Често срещана практика е след регистрация на нова фирма, тя да не започне дейността си до края на годината и така собствениците остават с грешното впечатление, че нямат никакви ангажименти към държавата. Подобен проблем възниква и при стари фирми, които спират временно дейност, като собствениците са спокойни, че фирмата няма никакви задължения за периода и прекратяват договора си със счетоводителя или счетоводната компания, която ги е обслужвала и няма кой да алармира или напомни за годишните задължения на съответното дружество.

Така съществува голям риск още преди да стартира реално с дейността или в периоди, в които фирмата е прекратила дейност, да се натрупат солидни глоби и санкции. Затова сме синтезирали за вас основните ангажименти, които фирмата има, дори и да не е осъществявала дейност през годината.

Важно е да знаете, че от началото на 2018 г. се въведоха и някои облекчения за фирмите, които не са осъществявали дейност през отчетната година:

– Отпадна изискването фирмите без дейност да подават в НАП Годишна данъчна декларация по чл.92 от ЗКПО (образец 1010а). Преди промяната такава декларация се подаваше в срок до 31 Март.

– Отпадна изискването за публикуване на Годишен финансов отчет в Търговския регистър. За да се възползват от облекчението обаче, фирмите трябва да подадат декларация за липса на дейност в Търговския регистър (декларация по чл. 38, ал. 9 от ЗСч) в срок до 31 Март. Ако пропуснат този срок, остава задължението им за публикуване на отчети в Търговския регистър.

И така задълженията за фирмите, които не са осъществявали стопанска дейност през отчетната година по смисъла на Закона за счетоводство (ЗСч) са следните:

1. Изготвяне и подаване на Декларация за предприятия без дейност (Декларация за неактивност).

Подава се в Националния статистически институт (НСИ). Освен основните данни на дружеството, се попълва и актуалната икономическа дейност (КИД), съгласно Класификацията на икономическите дейности, както и преобладаващата форма на собственост. Срокът за подаване през 2019 година е до 30 Април.

Вариантите за подаване са: на хартия в съответното Териториално статистическо бюро (ТСБ), чрез изпращане на e-mail на съответния отдел „Статистически изследвания“ към ТСБ, по електронен път с квалифициран електронен подпис или по електронен път, чрез използване на персонален идентификационен код (ПИК), издаден от НАП.

Такава декларация подават и дружества, които са осъществявали дейност през отчетната година, но приходите и разходите за дейността са под 500 лева и не могат да попълнят годишен отчет за дейността. Срокът за подаване през 2019 г. е до 01 Април за регистрираните лица по ЗКПО и до 30 Април за регистрираните лица по ЗДДФЛ.

2. Подаване на декларация за липса на дейност в Търговския Регистър (декларация по чл. 38, ал. 9 от ЗСч).

За пръв път тази мярка се приложи за отчетната 2017г. Всички фирми, които не са осъществявали дейност през отчетната година, могат да публикуват такава декларация в Търговския регистър, в срок до 31 Март 2019 г., с което се освобождават от задължението за публикуване на Годишен финансов отчет. За публикуването на тази декларация не се дължи държавна такса, за разлика от годишните отчети, където има предвидена такса от 40 лв. ако се подава на хартия, или 20 лв. ако се подава по електронен път с ел. подпис.

Няма стандартизиран образец за тази декларация – тя може да бъде в свободен текст, като се подписва от управителя. Обявява се със заявление образец Г3 към което се представя и декларация по чл. 13, ал. 4 от ЗТРРЮЛНЦ. Подаването може да стане на хартия или по електронен път, лично от управителя или от адвокат с изрично писмено пълномощно (за което не е нужна нотариална заверка).

В случай, че се пропусне срока за подаване на такава декларация, остава задължението за дружеството да публикува отчет Годишен финансов отчет в Търговския регистър. Затова в интерес на всеки управител е да следи срока за подаване на такава декларация, което би му спестило време и разходи. От една страна ще трябва да плаща държавна такса за публикуването. От друга трябва да потърси услугите на счетоводител, който да изготви и подпише годишните отчети, съответно и допълнителни разходи за услугата. За целта счетоводният специалист трябва да отговаря на критериите за „съставител на финансов отчет”, описани в чл.35 от Закона за счетоводството – да притежава съответният образователен и професионален ценз.

Публикуването на отчетите в Търговския регистър може да стане по 2 начина: на място във всяко териториално поделение на Агенция по вписванията, или по електронен път. При електронно публикуване се ползва 50% отстъпка от държавната такса (20 лв. вместо 40 лв.). За целта обаче, титуляр на подписа трябва да е търговеца, съставителя (счетоводният специалист, изготвил и подписал годишния финансов отчет) или правоспособен адвокат, упълномощен изрично за това. Срокът за публикуването на отчетите е до 30 Юни, като глобите за неспазването му започват от 500 лв. Изключение от правилото правят Едноличните търговци, които ако не подлежат на независим финансов одит са освободени от задължението да публикуват годишните си отчети.

3. Подаване на Справки-декларации по ЗДДС.

Ако фирмата има ДДС регистрация, дори и да не извършва дейност, има задължение ежемесечно да се отчита по Закона за данъка върху добавената стойност. Това значи,че в срок до 14-то число на следващия месец, трябва да изготвя и подава Справка декларация по ЗДДС, Дневник за покупките и Дневник за продажбите (макар и с нулеви стойности). Обикновено тази работа се възлага на счетоводителя, който преди това е извършвал счетоводното обслужване, като той продължава да подава документите електронно срещу минимална такса.

4. Подаване на болнични листове и осигурителни декларации.

Дори и фирмата да спре дейност, ако има служител, който е в майчинство (или самият управител е в майчинство), то периодично трябва да се подават болнични листове в НОИ, заедно със съответните формуляри за временна нетрудоспособност и майчинство. Освен това дружеството е длъжно ежемесечно да подава осигурителни декларации в НАП. За всичко това също ще е нужна помощта на счетоводител или ТРЗ специалист.